NPO Vlaggen
Hoofd content

Algemene voorwaarden

financiële bijdrage voor ontwikkeling en/of productie


Algemene voorwaarden NPO-fonds  -  juni 2017

Algemeen

1. Het NPO-fonds is onderdeel van NPO en dient onder meer ter stimulering van hoogwaardig drama en documentaires bij de landelijke publieke omroep. Alleen landelijke publieke media-instellingen (hierna “omroepen”) kunnen een aanvraag voor ondersteuning indienen bij het NPO-fonds. Deze voorwaarden hebben betrekking op de financiële bijdragen van het NPO-fonds aan de ontwikkeling en/of vervaardiging (hierna “productie”) van media-aanbod (hierna “project”).

2. Een bijdrage van het NPO-fonds in de kosten van de ontwikkeling en/of productie van een project wordt verleend op grond van een besluit van de Raad van Bestuur na advies van een onafhankelijke commissie (hierna “adviescommissie”). De verlening vindt plaats onder de voorwaarde dat de aanvragende omroep meewerkt aan de totstandkoming van een uitvoeringsovereenkomst. Pas als de uitvoeringsovereenkomst door beide partijen is ondertekend en retour ontvangen door het NPO-fonds, kunnen hier rechten aan worden ontleend.

3. Deze algemene voorwaarden maken deel uit van de uitvoeringsovereenkomst als bedoeld in artikel 2. De algemene voorwaarden gelden zoals zij zijn gepubliceerd op de dag van ondertekening van de uitvoeringsovereenkomst door het NPO-fonds. Indien er aan de verlening van een bijdrage door het NPO-fonds andere verplichtingen c.q. voorwaarden worden verbonden dan in deze algemene voorwaarden zijn opgenomen, worden deze verplichtingen c.q. voorwaarden vastgelegd in de uitvoeringsovereenkomst.

4. De bijdrage, zoals vermeld in het besluit van de Raad van Bestuur, is het bedrag dat maximaal voor de verwezenlijking van het project uit het NPO-fonds wordt verstrekt.

5. De definitieve bijdrage wordt vastgesteld door de Raad van Bestuur op basis van de door het NPO-fonds goedgekeurde eindafrekening van het project.

6. De bijdrage wordt uitsluitend verstrekt voor de ontwikkeling en/of productie van het project zoals omschreven in het door de aanvragende omroep ingediende aanvraagformulier. De bij het aanvraagformulier gevoegde bijlagen, waaronder de begroting en het dekkingsplan, maken deel uit van de aanvraag. De begroting en het dekkingsplan dienen gedateerd te zijn.

7. Reeds uitgezonden media-aanbod komt niet in aanmerking voor een bijdrage. Ook aan projecten waarvan de te financieren activiteiten al een aanvang hebben genomen, wordt geen bijdrage verstrekt. Een uitzondering kan slechts worden gemaakt voor opnamen die een bescheiden deel van het project gaan vormen en waarvan gemotiveerd wordt dat deze van zodanig wezenlijk belang zijn voor het project dat ze voor verlening van de bijdrage gemaakt moesten worden.

8. Interactieve drama, radio of documentaire projecten kunnen alleen worden ingediend als ook een televisie- of radio-uitzending integraal onderdeel uitmaakt van het project.

9. Aanvragen voor een productiebijdrage dienen voorzien te zijn van een schriftelijke intentieverklaring van de net- of zendermanager van het beoogde net, c.q. de zender, het project op te nemen in een voor te bereiden plaatsingsbesluit.

10. Omroepen zorgen voor voldoende gebruiksrechten voor verspreiding, hergebruik en ontsluiting van het project op de aanbodkanalen van de NPO.

Publiciteit

11. In al het publiciteitsmateriaal van het project dat een bijdrage verkreeg en alle publicaties waarin dit project wordt genoemd, zoals persberichten, jaarverslagen, affiches, folders, brochures, advertorials en advertenties, wordt het logo van het NPO-fonds getoond, minimaal in gelijke grootte als die waarin eventuele overige financiers/sponsors zijn vermeld. Indien de omroep bij het project samenwerkt met een externe producent dient hij deze verplichting ook aan deze derde op te leggen.

12. In de aftiteling c.q. afkondiging van het project wordt het logo van het NPO-fonds opgenomen samen met de mededeling dat het project mede is gefinancierd uit het NPO-fonds.

Betaling

13. De bijdrage van het NPO-fonds wordt betaald in termijnen.

Bij een bijdrage in de kosten voor de ontwikkeling van een project hanteert het NPO-fonds twee termijnen:

  • een voorschot van 70% bij aanvang van de ontwikkeling;

  • het restant, na oplevering van het nader overeen te komen einddocument en vaststelling van de definitieve bijdrage door de Raad van Bestuur op basis van de goedgekeurde eindafrekening.

Bij een bijdrage in de kosten voor de productie van een project hanteert het NPO-fonds tenminste twee termijnen:

  • een voorschot van 40% nadat de financiering aantoonbaar rond is en de productieovereenkomst (in geval van een coproductie) is ondertekend;

  • het restant, na ontvangst door het NPO-fonds van de (vimeo)link waaruit blijkt dat het project voor verspreiding gereed is, c.q. is voltooid of als voltooid kan worden beschouwd en na vaststelling van de definitieve bijdrage door de Raad van Bestuur op basis van de goedgekeurde eindafrekening.

Omroepen verplichten zich, in geval van een coproductie, de eerste termijn die van het NPO-fonds wordt ontvangen aan te wenden ter bevoorschotting van de coproducent.

14. Het NPO-fonds gaat over tot betaling van een termijn als de omroep een betalingsverzoek stuurt en de omroep naar tevredenheid van het NPO-fonds heeft aangetoond te hebben voldaan aan de voorwaarden voor uitkering van de betrokken termijn.

15. Als de uitgekeerde voorschotten meer bedragen dan de definitief vastgestelde bijdrage, zal het NPO-fonds de te veel ontvangen voorschotten terugvorderen. De omroep betaalt te veel ontvangen voorschotten op vordering van het NPO-fonds terstond terug, tenzij het NPO-fonds tot verrekening op andere wijze heeft besloten.

16. De bijdrage uit het NPO-fonds kent geen specifieke terugbetalingsverplichting in geval van opbrengsten. Dit laat onverlet de verplichtingen die voortvloeien uit de Mediawet 2008 en regelingen van de Raad van Bestuur.

Begroting

17. De in de begroting opgenomen kosten dienen realistisch, marktconform en kostenefficiënt te zijn en zoveel mogelijk gespecificeerd en uitgewerkt te worden (m.a.w. hoe komen bedragen tot stand en voor wie en wat zijn ze bedoeld). Bij alle functies, ook die vanuit het productiebedrijf, dienen in de begroting de namen vermeld te worden.

18. Kosten voor coaches worden bij een aanvraag voor de productie van een project niet in aanmerking genomen. Bij de aanvraag voor de ontwikkeling van een project kunnen kosten voor een (script)coach in aanmerking worden genomen tot maximaal € 2.500,-. De kosten voor de coach dienen in dat geval te worden gespecificeerd in de begroting en te vallen binnen de maximaal aan te vragen ontwikkelingsbijdrage.

19. Bij de aanvraag voor de productie van een project kunnen kosten voor ontwikkeling tot maximaal € 7.000,- in aanmerking worden genomen, mits deze kosten niet eerder uit het NPO-fonds, uit GOS (geld op schema) of door derden, niet zijnde de producent, zijn gefinancierd. De kosten voor ontwikkeling dienen te zijn gespecificeerd en toegelicht in de begroting.

20. Ontwikkelingskosten t.b.v. een radioproductie (drama of documentaire) kunnen in de begroting van een productie-aanvraag worden opgenomen, mits goed gespecificeerd en niet eerder aangevraagd/bekostigd.

21. De posten producersfee en overhead worden alleen in aanmerking genomen indien de omroep bij het project een producent als coproducent heeft betrokken. De post overhead omvat alle vaste en variabele kosten van de producent en zijn eventuele coproductie-/zakelijke partners, samenhangend met de reguliere bedrijfsvoering. Hieronder vallen onder andere alle interne salaris- en kantoorkosten van medewerkers in dienst van de producent of daaraan gelieerde rechtspersonen en coproductiepartners. Deze kosten kunnen uitsluitend apart van de post overhead worden begroot, indien zij, naar het oordeel van de adviescommissie, een operationele functie in de ontwikkeling of productie van het project vervullen. Voorbeelden van functies die voor een bijdrage in aanmerking kunnen komen zijn: researcher, uitvoerend producent en publiciteitsmedewerker. De toedeling van deze kosten aan het project dient gespecificeerd en toegelicht te worden in de begroting.

De post producersfee omvat de honoraria en vergoedingen voor de producent(en) en eventuele co-producent(en) op het project. De salariskosten van de producent(en) maken derhalve onderdeel uit van de begrotingsposten producersfee en eventueel in beperkte mate overhead. Hieronder vallen ook de kosten voor creatieve producenten of producers die de eindverantwoordelijke producent op onderdelen ondersteunen.

22. De posten onvoorzien, producersfee en overhead dienen afzonderlijk van elkaar berekend te worden over de begrote ontwikkelkosten of productiekosten, exclusief de posten onvoorzien, producersfee en overhead.

De posten producersfee en overhead worden tot maximaal de volgende percentages in aanmerking genomen:

  • Voor ontwikkeling en productie van documentaires wordt voor overhead en producersfee tezamen een percentage van maximaal 17,5% in aanmerking genomen;

  • Voor ontwikkeling van drama wordt voor overhead en producersfee tezamen een percentage van maximaal 15% in aanmerking genomen;

  • Voor de productie van drama wordt voor overhead en producersfee tezamen een percentage van maximaal 10% in aanmerking genomen;

  • Voor de productie van radioprojecten geldt een maximumpercentage van 10% voor producersfee en voor de overhead een vast bedrag van € 1.000,- vermeerderd met een percentage van 4% van de productiekosten.

Zowel het uiteindelijk opgevoerde bedrag als de gehanteerde percentages dienen in de begroting vermeld te worden.

23. Afhankelijk van de financiële risico’s van het project komt voor de post onvoorzien een percentage in aanmerking dat varieert tussen 5 en maximaal 10%. De post onvoorzien kan niet berekend worden over ontwikkelingskosten en rechten.

24. De kosten van de aanvragende omroep komen niet in aanmerking voor een bijdrage. Dat geldt voor de overhead van de omroepen alsmede voor onverdeelde programmakosten. Dat geldt ook voor algemene of bijzondere kosten van productionele, dramaturgische en/of redactionele begeleiding door personen die behoren tot het eigen personeel van de omroep. Ook de kosten van de omroep voor het uitzendklaar maken van het, al dan niet door een externe producent aangeleverde, programma komen niet voor een bijdrage in aanmerking.

25. Het begroten van eventuele eigen (van de betrokken producent/regisseur) productiefaciliteiten geschiedt, mits van vergelijkbare professionele kwaliteit, maximaal op basis van marktconforme tarieven.

Eindafrekening

26. Onverminderd het bepaalde in artikel 28 zendt de omroep het NPO-fonds, binnen zes maanden nadat het project voor verspreiding gereed is, c.q. is voltooid of als voltooid kan worden beschouwd, een eindafrekening. Bij de eindafrekening van een aanvraag voor de productie van een project, worden de datum en tijdstip van de uitzending, de lengte van het project en de definitieve uitzendtitel (voor zover deze afwijkt van de werktitel) vermeld.

27. De eindafrekening dient voorts te bestaan uit:

  • Samenvattingsblad begroting: een kolom met de begrote bedragen, een kolom met de werkelijk uitgegeven bedragen, een kolom met nog te verwachte bedragen (stelposten) en een kolom verschil begrote versus uitgegeven en verwachte bedragen;

  • Specificatie begroting: een kolom met de begrote bedragen, een kolom met de werkelijk uitgegeven bedragen, een kolom met nog te verwachte bedragen (stelposten) en een kolom verschil begrote versus uitgegeven en verwachte bedragen;

  • Toelichting: hoofdposten waarbij het verschil tussen begrote en werkelijk uitgegeven en verwachte bedragen groter is dan 10% (min of plus) én eventuele nieuwe posten dienen te worden toegelicht;

  • Dekkingsplan: eventuele wijzigingen in het dekkingsplan moeten worden aangeven;

  • Controleverklaring van de onafhankelijke accountant of eigen verklaring omroep: in geval de totale begroting van het project meer bedraagt dan € 50.000,- is een accountantsverklaring vereist, indien een accountantsverklaring niet vereist is dient de omroep een getekende verklaring mee te sturen waarin aangegeven wordt dat de eindafrekening conform de werkelijkheid is opgesteld, en dat alle inkomsten- en uitgaven in de eindafrekening zijn meegenomen.

De eindafrekening dient gelijk aan en op dezelfde wijze te worden opgesteld als de begroting waarop de verlening van de bijdrage is gebaseerd.

28. De in het door de omroep ingediende dekkingsplan genoemde bijdragen van andere bronnen dan uit het NPO-fonds, worden geacht te zijn - of te worden verkregen. Blijken deze bijdragen op het moment dat de omroep de eindafrekening van het project bij het NPO-fonds indient, niet te zijn verkregen, dan is dit, onverminderd het bepaalde onder artikel 33 voor rekening en risico van de omroep.

29. Indien de eindafrekening niet is ontvangen binnen één jaar na verstrijken van de in de uitvoeringsovereenkomst opgenomen voorziene opleverdatum van het project, zal het NPO-fonds reeds betaalde voorschotten doen terugvorderen en/of gereserveerde gelden laten vervallen. Wanneer het een bijdrage in de kosten voor de productie van een project betreft, kan het NPO-fonds deze termijn, op verzoek van de aanvrager, eenmalig met maximaal zes maanden verlengen.

Beoordeling eindafrekening

30. Posten die bij de verlening van de bijdrage niet of slechts tot beperkte hoogte in aanmerking zijn genomen, worden op eenzelfde wijze in aanmerking genomen bij de definitieve vaststelling van de bijdrage;

31. Bij overschrijding van de begroting stijgen de in aanmerking komende posten overhead en producersfee niet ten opzichte van de oorspronkelijke begroting.

32. De in de begroting opgenomen post onvoorzien wordt niet aangemerkt als deel uitmakend van de daadwerkelijk gemaakte kosten, voor zover deze post niet is aangesproken.

33. Bij onderbesteding ten opzichte van de begroting, zal de verhouding tussen de definitieve bijdrage en de in aanmerking komende kosten van de eindafrekening niet groter zijn dan de verhouding tussen het bij het besluit verleende bedrag en de daarbij in aanmerking genomen kosten.

Informatie- en verantwoordingsverplichtingen

34. Over belangrijke wijzigingen in het project, zowel van financiële als inhoudelijke aard, dient het NPO-fonds voorafgaand schriftelijk geïnformeerd te worden. Bij wijzigingen die leiden tot een wezenlijk ander project dan is aangevraagd, kan de hoogte van de bijdrage naar beneden worden aangepast en eventueel op nihil worden gesteld. Het NPO-fonds zal de omroep laten weten wanneer er naar het oordeel van het NPO-fonds sprake is van wijzigingen die leiden tot een wezenlijk ander project dan is aangevraagd. Alvorens hier de in dit artikel beschreven budgettaire consequenties aan te verbinden, wordt advies gevraagd aan de adviescommissie die de aanvraag heeft beoordeeld.

35. De omroep draagt er zorg voor dat de administratie met betrekking tot het project op deugdelijke en overzichtelijke wijze wordt gevoerd en dat deze een juist en actueel beeld geeft van de uitgaven en inkomsten van het project. In deze administratie zijn van alle uitgaven en inkomsten deugdelijk opgemaakte stukken aanwezig, waaruit de aard en de omvang van de geleverde goederen en diensten en de inkomsten duidelijk blijken. Indien de omroep bij het project samenwerkt met een externe producent dient de omroep deze verplichting ook aan deze derde op te leggen.

36. De omroep verstrekt op eerste verzoek van het NPO-fonds, binnen twee weken nadat daarom is verzocht, alle (financiële) gegevens en bescheiden die voor de vervulling van de taken van het NPO-fonds redelijkerwijs nodig zijn. Indien de omroep samenwerkt met een externe producent dient hij deze verplichting ook aan deze derde op te leggen.

37. De omroep verleent het NPO-fonds op eerste verzoek inzage in de administratie die betrekking heeft op het project. De omroep draagt er zorg voor dat zijn accountant of administratiekantoor/afdeling medewerking verleent aan de door of vanwege het NPO-fonds verrichte (controle-)werkzaamheden. Indien de omroep bij het project samenwerkt met een externe producent dient de omroep deze verplichting ook aan deze derde op te leggen.

38. De omroep draagt er zorg voor dat alle informatie die in het kader van het project verstrekt wordt correct, volledig en niet misleidend is.

Overige bepalingen

39. De bijdrage van het NPO-fonds wordt verstrekt onder voorwaarde dat de omroep de verplichtingen die voortvloeien uit de uitvoeringsovereenkomst op een juiste manier nakomt.

40. NPO aanvaardt geen aansprakelijkheid, op welk gebied ook, voor uit het NPO-fonds (mede) gefinancierde projecten. De omroep vrijwaart NPO voor alle aanspraken van derden die mochten samenhangen met het project, de vervaardiging, de uitzending, de beschikbaarstelling, de distributie daarvan, of anderszins.

41. Op de uitvoeringsovereenkomst tussen omroep en NPO-fonds is Nederlands recht van toepassing. Geschillen over de overeenkomst worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam.